Rappel des obligations incombant à toute 
personne immatriculée au RCS

I - Mentions requises sur vos papiers d’affaires (art. R.123-237 à R.123-238   C.com  )

Toute personne immatriculée indique sur ses factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom son numéro unique d'identification ainsi que :

• la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
• le lieu de son siège social ;
• le cas échéant, qu'elle est en état de liquidation ; sa qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire ;
• si elle est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, la dénomination de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro unique d'identification ;
• si son siège est à l'étranger, sa dénomination, sa forme juridique et s'il existe le numéro d'immatriculation dans l'État où elle a son siège.
• si elle a constitué un patrimoine affecté en application de l'article L. 526-6, l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle incorporant son nom ou nom d'usage précédé ou suivi immédiatement des mots : " entrepreneur individuel à responsabilité limitée " ou des initiales : " EIRL "
• si elle est un entrepreneur individuel, la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle incorporant son nom ou nom d'usage précédé ou suivi immédiatement des mots : “ entrepreneur individuel ” ou des initiales : “ EI ”. 

Sur le site internet de toute personne immatriculée doivent également figurer le numéro unique d'identification, la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation, le lieu du siège social, ainsi que pour les sociétés étrangères, les indications relatives à la dénomination, la forme et le numéro d'immatriculation lorsqu'il existe, doivent également.

Toute contravention aux obligations visées ci-dessous est punie de l'amende prévue pour les contraventions de la 4e classe. 

De plus, les actes et documents émanant de la société et destinés aux tiers, notamment les lettres, factures, annonces et publications diverses, indiquent la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement et lisiblement en fonction de la forme sociale : des mots ou des initiales :

• « Société en nom collectif » ou des initiales « SNC » ; 
• « Société en commandite simple " ou des initiales « SCS » ; 
• « Société à responsabilité limitée » ou des initiales « SARL » et de l'énonciation du montant du capital social ; 
• « Société anonyme » ou des initiales « SA », et selon le cas « société anonyme à directoire et conseil de surveillance » ; 
• « Société par actions simplifiées » ou des initiales « SAS » ; 
• « Société en commandite par action » ou des initiales « SCA » ; 
• « Société européenne » ou des initiales « SE »
• de l'énonciation du montant du capital social pour les sociétés par action ci-dessous visées.

II - Tenue d’une comptabilité et établissement des documents comptables (art. L.123-12, L.123-22, R.123-173 C.com)

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.

Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix (10) ans. 
Les documents comptables relatifs à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte. 
NB : Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal et un grand-livre. 

Le livre-journal et le grand-livre peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal dans le ressort duquel le commerçant est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par le greffier sur un registre spécial. 

Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal et de grand-livre ; dans ce cas, ils sont identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Le fait de ne pas tenir une comptabilité régulière justifie également la condamnation à de sanctions pénales. 

III - Tenue de l’assemblée d’approbation des comptes et obligations qui en découlent (art. L232-1 et suivants C.com)

Vous devez réunir l’assemblée générale des associés (ou des actionnaires) dans les six (6) mois après la clôture de l’exercice social pour présenter les comptes pour approbation.

Demande de prorogation de la tenue de l’assemblée d’approbation des comptes : Si vous n’y parvenez pas à respecter les délais prévus, vous devez solliciter (avant l’expiration du délai) par une requête adressée au président du tribunal de commerce, une prorogation du délai de tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes. 

Situation de capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social : Lorsque les capitaux propres de la société, du fait des pertes constatées dans les documents comptables, deviennent inférieurs à la moitié du capital social, dans les quatre (4) mois qui suivent l'approbation des comptes ayant fait apparaître cette perte, selon la forme juridique concernée, les associés décident, ou le conseil d'administration ou le directoire convoque l'assemblée générale extraordinaire, à l'effet de décider s'il y a lieu à dissolution anticipée de la société 

Il est à noter que le fait, pour les gérants, de ne pas, pour chaque exercice, dresser l'inventaire, établir les comptes annuels et un rapport de gestions est puni d'une amende de 9000 euros. Dans le même ordre d’idées est puni d'un emprisonnement de six mois et d'une amende de 9 000 euros le fait, pour le président ou les administrateurs d'une société anonyme, de ne pas soumettre à l'approbation de l'assemblée générale ordinaire les comptes annuels et le rapport de gestion prévus à l'article L. 232-1 (art. L. 241-4 et suivants et L.242-10 C.com). 

IV - Dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce (art. L. 232-21 et suivants et R.123-111 et suivants, R.247-3 C. com)

Les sociétés commerciales sont tenues de déposer, dans le délai d'un mois à compter de leur approbation par l'assemblée ordinaire, les documents comptables prévus aux articles L. 232-21 à L. 232-23. 

Le dépôt des documents comptables que les personnes morales sont tenues de publier en annexe au registre peut être effectué par voie électronique dans les conditions prévues par les pouvoirs publics. Dans ce cas, le délai de dépôt est porté à deux mois. 

Il est à noter que le fait de ne pas satisfaire aux obligations de dépôt prévues aux articles L. 232-21 à L. 232-23 est puni de l'amende prévue par le 5e de l'article 131-13 du code pénal pour les contraventions de la cinquième classe. En cas de récidive, la peine applicable est celle prévue par le 5e de l'article 131-13 du code pénal pour les contraventions de la cinquième classe commises en récidive.

V - Tenue des engagements vis à vis des organismes fiscaux et sociaux

Toute personne immatriculée se doit de se conformer à ses obligations fiscales et sociales.
N’oubliez pas de faire radier les inscriptions (Sécurité Sociale ou Trésor Public), éventuellement prises à l’encontre de votre entreprise, en nous adressant les certificats de radiation en double exemplaire. 
Le maintien d’une inscription qui n’a plus lieu d’être, nuit à votre notoriété. 

VI - Demande d'inscription modificative ou complémentaire (art. R.123-45 et art. R.123-66 C.com) 

Personne physique immatriculée: toute modification rendant nécessaire une rectification ou une adjonction aux énonciations prévues aux articles R. 123-37, R. 123-38, R. 123-42 et R. 123-44 fait, dans le délai d'un mois, l'objet d'une demande d'inscription modificative. 

Il peut s’agit par exemple de celles portant sur :

• nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms et domicile personnel ; 
• date et lieu de naissance ; 
• nationalité ; 
• le cas échéant, qu'elle a effectué une déclaration d'insaisissabilité de ses droits sur tout bien foncier non affecté à son usage professionnel ou qu'elle a renoncé à l'insaisissabilité de ses droits sur sa résidence principale, en application des articles L. 526-1 et suivants, en précisant le lieu de publication de cette déclaration ; 
• le cas échéant, qu'elle affecte à son activité professionnelle, en application du premier alinéa du II de l'article L. 526-17, un patrimoine séparé de son patrimoine personnel ; 
• les noms, nom d'usage, pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, domicile, lorsqu'il est différent du sien, et nationalité de son conjoint, ou de la personne qui lui est liée par un pacte civil de solidarité, qui collabore effectivement à son activité commerciale dans les conditions définies par l'article R. 121-1 ; 
• le cas échéant, qu'elle est autorisée à être commerçant en application de l'article L. 121 2 C. com.

Personne morale immatriculée :  toute personne morale immatriculée demande une inscription modificative dans le mois de tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des énonciations prévues aux articles R. 123-53 et suivants.

Il peut s’agit par exemple de celles portant sur : 

• Changement d’adresse du domicile personnel du dirigeant, changement d’adresse de l’entreprise ; 
• Augmentation ou réduction de capital, changement de date de clôture de l’exercice social ;
• Changement de dirigeant (ou autres organes), transformation de la société en une autre forme ; 
• Création d’une enseigne, d’un nom commercial, changement du mode d’exploitation ;
• Ouverture, fermeture d’un établissement secondaire ou complémentaire ; 
• Cessation d’activité provisoire ou définitive, changement du mode d’exploitation, dissolution.
• Le défaut de régularisation peut donner lieu à une injonction sous astreinte du juge commis à la surveillance du RCS (art. L.123-3 C.com).

VII - Tenue des registres obligatoires 
Ces registres ci-dessous sont ceux devant être tenus par une entreprise.   

• Registre des mouvements de titres 
• Registres des délibérations et des décisions 
• - (assemblée générale, conseil d'administration, conseil de surveillance, directoire, décisions de l'associé unique, décisions du président) 
• Registre d'associés 
• Registre et feuille de présence 
• Registre unique du personnel 

 VIII - Obligations relatives aux bénéficiaires effectifs pour les personnes morales assujetties (article L.561-45-1 et suivants, R.561-55 et suivants du code monétaire et financier)

Obtention et conservation des informations exactes et actualisées sur leurs bénéficiaires effectifs 
Toutes les sociétés et entités assujetties à la déclaration des informations relatives au bénéficiaires effectifs dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et financement du terrorisme sont tenus d'obtenir et de conserver des informations exactes et actualisées sur leurs bénéficiaires effectifs. 

Déclaration des informations relatives aux bénéficiaires effectifs 
Les sociétés et entités assujetties déclarent au registre du commerce et des sociétés les informations relatives aux bénéficiaires effectifs. 

Demande d’inscription modificative portant sur les bénéficiaires effectifs 
La société ou l'entité immatriculée demande une inscription modificative dans les trente (30) jours suivant tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations déclarées. 

La non satisfaction aux obligations qui incombent aux sociétés et entités assujetties peut être punie d'un emprisonnement de six (6) mois et d'une amende de 7 500 euros. Outre l’amende, des peines complémentaires peuvent être prononcées.