Accueillir un stagiaire en entreprise

 

Synthèse actualisée le 1er janvier 2018

 

Les entreprises sont régulièrement sollicitées par des jeunes à la recherche de stages. Mais avant de répondre favorablement à une telle demande, les chefs d’entreprises doivent connaître certaines règles.

Nous allons donc vous rappeler les grandes lignes de ce dispositif, qui ne concerne pas les stagiaires de la formation professionnelle tout au long de la vie, ni les mineurs de moins de 16 ans en stage ou en séquences d'observation en entreprise.

 

 

Conditions d’accueil du stagiaire

Les stages concernés par la réglementation sont tous les stages en entreprise, obligatoires ou non. Le stage doit être intégré à un cursus pédagogique. Ainsi, il faut que la finalité et les modalités du stage soient clairement définies et que le stage fasse l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant, avec une évaluation de la part de l’établissement.

 

 

Interdictions

Il n’est pas possible d’accueillir un stagiaire pour :

• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent,

• remplacer un salarié absent, licencié ou dont le contrat de travail est suspendu,

• faire face à un accroissement temporaire de l'activité de l'entreprise,

• pour occuper un emploi saisonnier.

 

 

Durée du stage

Pour pouvoir intégrer un stage dans un cursus, le nombre d'heures de formation théorique à suivre doit atteindre 200 heures par an. Par ailleurs, un stage ne peut excéder 6 mois consécutifs chez le même employeur.

Si le stage est réalisée de manière fractionnée au cours d'une année d'enseignement, sa durée maximale est de 924 h sur l'année.

 

 

Nombre de stagiaires

 

Dans un organisme d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif (20 % pour les stages obligatoires en milieu professionnel : contrat en alternance, par exemple).

Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps (ou 5 pour les périodes de formation en milieu professionnel).

Chaque tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.

 

 

Délai de carence

Un délai, correspondant au 1/3 de la durée du stage précédent, doit être respecté entre 2 stages. Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d'attendre 2 mois (6/3) avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s'applique pas si le stage est interrompu à l'initiative du stagiaire.

 

Convention de stage

Il est obligatoire de conclure une convention de stage entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement. A défaut, il peut y avoir une re-qualification en contrat de travail, avec de lourdes sanctions à la clé (travail dissimulé...).

La convention doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires (modalités d’encadrement, activités confiées, compétences à acquérir, dates du stage, durée hebdomadaire, montant et modalités de versement de la gratification, avantages offerts au stagiaire, modalités de suspension ou de résiliation du stage, etc …)

En outre, un enseignant-référent (ne pouvant suivre que 16 stagiaires simultanément) et un tuteur en entreprise doivent être clairement indiqués dans la convention.

A l'issue du stage, l'entreprise doit délivrer une attestation à chaque stagiaire accueilli.

 

 

Inscription du stagiaire au registre du personnel

Les stagiaires doivent être inscrits dans le registre du personnel de l’entreprise. Cela signifie qu’ils bénéficient des mêmes droits que les employés de l'entreprise.

 

 

Gratification

Le stagiaire doit bénéficier d’une gratification lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs ou non (soit 44 jours de 7h), au cours d’une même année scolaire ou universitaire.

Cette gratification minimale correspond à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale pour les conventions signées depuis le 1er septembre 2015.

Cette gratification est exonérée d'impôt sur le revenu.

 

 

Avantages offerts aux salariés

A l'occasion des stages de plus de 2 mois, les stagiaires peuvent prétendre à tous les avantages offerts aux salariés de l'entreprise, par exemple, l'accès au restaurant d'entreprise, les tickets restaurants ou la prise en charge des frais de transport.

 

 

Cotisations sociales

Les sommes versés aux stagiaires ne sont pas soumises à cotisations sociales dans la limite de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale.

Si la gratification dépasse la limite autorisée, des cotisations sont dues sur le différentiel.

La gratification est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.

 

 

Contrôles et sanctions

Les prérogatives des inspecteurs du travail s'étendent aux stagiaires.

Une procédure de sanctions spéciales a été consacrée dans le cas de manquements avérés de l'organisme d'accueil. Ainsi, l'autorité administrative peut prononcer une amende de 2000 euros par stagiaire concerné par les manquements, et de 4000 euros maximum en cas de réitération dans un délai d'un an.

L'inspecteur du travail se trouve par ailleurs habilité à informer le stagiaire, son établissement d'enseignement et l'organisme d'accueil en cas de manquement. 

Sur le volet de la justice, si le tribunal des prud'hommes se retrouve saisi d'une demande de re-qualification d'une convention de stage en contrat de travail, il devra statuer dans un délai d'un mois.

 

 

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