Facture papier et facture numérique : attention aux procédures !

Facture papier et facture numérique : attention aux procédures !

Sous quelle forme faut-il conserver les factures pour être en règle ?

 

Face au développement des factures numériques, à côté de factures papier toujours présentes, une certaine confusion s'est instaurée et les entreprises ne font pas toujours le bon choix du mode de conservation de ces factures.

 

Qu'est ce qu'une facture " numérique " ?

Une facture numérique est une facture créée, transmise et conservée sous forme électronique.

Par conséquent, le destinataire d'une facture numérique doit impérativement la conserver sous ce format, quand bien même il en éditerait un exemplaire sous format papier.

Nous attirons ici votre attention sur le fait qu'une facture reçue sous format papier doit, quant à elle, obligatoirement être conservée sous ce format ; l'édition "papier" d'une fcature numérique n'ayant pas de valeur légale. 

Précisons ensuite qu'est qualifiée de "numérique" toute facture sécurisée au moyen de contrôles établissant une piste d'audit fiable ou d’une signature électronique.

Par une mesure de tolérance qui devait initialement expirer le 31 décembre 2014 mais qui expirera notamment le 1er janvier 2019 pour les PME et le 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (entreprises de moins de 10 salariés et réalisant un chiffre d'affaires ou présentant un total de bilan inférieur à 2 millions d'euros), l'administration fiscale considère qu'une facture émise sous format papier puis numérisée et transmise à son destinataire par courrier électronique aura le caractère d'une facture numérique si la condition de sécurisation au moyen d'une signature électronique est respectée ; à défaut, la facture serait considérée comme une facture papier.
Dans ces conditions, l'émetteur de la facture devra conserver la facture sous les deux formats (papier et numérique) tandis que le destinataire devra conserver celle-ci sous format numérique.

Une organisation rigoureuse tant de l'archivage que de la comptabilisation des factures s'impose.

Nous vous invitons à vérifier si vos procédures de création, de transmission et d'archivage des factures émises par votre entreprise, mais également de stockage des factures reçues, sont en tout point conformes à ces oblligations légales.

N'hésitez pas à nous consulter  à ce sujet. 

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le Bofip actualisé le 4 novembre 2015 sur le point traité en suivant ce lien.

 

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